Zásady zpracování osobních údajů
Účelem tohoto dokumentu je informovat Vás o tom, jaké osobní údaje zpracováváme a z jakého důvodu. Tyto Zásady se týkají zejména našich zákazníků, dále pak přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, odběratelů našich služeb a návštěvníků našich webových stránek. Tyto Zásady jsou publikovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob (dále jen „GDPR“) a jsou účinné od 25. května 2018.
Správcem a zpracovatelem údajů je Ing. Dagmar Veselková, IČ: 01394967, K. Lávičky 978/5, 370 07, České Budějovice - České Budějovice 7 (dále jen „Správce“). Zpracováním osobních může Správce pověřit další subjekty, s nimiž má uzavřenou Zpracovatelskou smlouvu (zaměstnance či externí dodavatele služeb).
Zpracovávané údaje
Zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nutné k uzavření smluvního či jiného právního vztahu a k poskytování našich služeb, ke kontaktování zákazníků či osob poptávajících naše služby, nebo takové údaje, jejichž shromažďování vyplývá přímo z platné legislativy.
Zpracovávané osobní údaje
• jméno a příjmení, případně akademický titul • adresa trvalého bydliště, fakturační adresa • telefonní číslo • e-mailová adresa • bankovní spojení, účetní záznamy o platbách
Další zpracovávané údaje
Údaje vzniklé během komunikace mezi námi a zákazníkem
Tyto údaje vznikají v důsledku komunikace mezi námi jakožto poskytovatelem služeb a prodejcem zboží a našimi zákazníky či potenciálními zákazníky. Jde o zápisy z osobních rozhovorů se zákazníky na našich kontaktních místech (provozovnách) nebo jiného fyzického kontaktu se zákazníky a dále pak o písemnou listinnou i elektronickou komunikaci se zákazníky, záznamy telefonických hovorů a chatové komunikace vedené se zákazníky na našich webových stránkách a oficiálních profilech na sociálních síti.
Účel zpracování osobních údajů
Osobní údaje potřebujeme k uzavření smluvního vztahu, k ochraně našich oprávněných zájmů a samozřejmě též k poskytování samotných služeb. Zpracování některých údajů nám též přímo ukládá platná legislativa.
Údaje zpracováváme zejména pro tyto dílčí účely:
• identifikace a kontaktování zákazníků (plnění smlouvy), • poskytování služeb a dodání objednaného zboží (plnění smlouvy), • vyúčtování služeb, vystavování výzev k platbě a daňových dokladů (plnění smlouvy), • plnění daňových povinností (plnění zákonných povinností), • evidence dlužníků, vymáhání pohledávek a řešení zákaznických sporů (oprávněný zájem).
Přístup k osobním údajům klientů
K osobním údajům zákazníků (ať už v listinné, nebo v elektronické podobě) mají přístup pouze ti zpracovatelé, s nimiž máme uzavřenou zpracovatelskou smlouvu. Jedná se zejména o zaměstnance a dodavatele služeb, naše partnery. V obou případech platí, že mají přístup pouze k takovým údajům, které jsou nezbytné pro splnění konkrétních úkonů, jsou vázáni mlčenlivostí a povinností nepoužívat údaje k jiným účelům, než k jakým jim byly poskytnuty.
Platná legislativní úprava nám dále ukládá poskytnout na vyžádání některé osobní údaje oprávněným orgánům, např. Policii ČR, Finančnímu úřadu apod.
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje zákazníků zpracováváme po dobu využívání našich služeb (tj. do doby poskytnutí služby a úhrady za ni) a roční lhůty, kterou si vyhrazujeme pro řešení případných reklamací, dobu naplnění našich oprávněných zájmů a dále pak ve lhůtách stanovených právními předpisy. Následně jsou tyto údaje buď fyzicky skartovány, vymazány, nebo anonymizovány.
U zákazníků, kteří vůči nám mají splněny veškeré závazky, jsme oprávněni zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o službách, komunikaci s našimi pracovníky, a základních údajích vztahujících se k příslušné službě po dobu 2. let od poskytnutí služby. U zákazníků, kteří si od nás zakoupili zboží jsme oprávněni zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o službách po dobu 4. let ode dne uplynutí záruční lhůty na toto zboží.
V případě komunikace mezi námi a potenciálním zákazníkem, která nebyla završena uzavřením smlouvy, jsme oprávněni zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 2. let od doby poslední komunikace s tímto potenciálním zákazníkem.
Na základě platné legislativní úpravy jsou po dobu 10. let ode dne vystavení archivovány faktury. Po dobu 10. let ode dne ukončení smlouvy jsou rovněž archivovány zákaznické smlouvy. U zákazníků, kteří vůči nám nemají splněny veškeré závazky, jsme oprávněni zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o službách, komunikaci s našimi pracovníky, servisních zásazích a jiných technických opatřeních vztahujících se k příslušné službě po dobu 5. let od ukončení smluvního vztahu.
Některé osobní údaje též mohou být obsaženy v provozních zálohách, které obsahují obdobná data, jako aktuálně používaná databáze.
Zabezpečení osobních údajů
Údaje v elektronické podobě jsou uloženy a zpracovávány na našich zabezpečených serverech. Přístup k těmto údajům mají pouze takové osoby, které mají s naší společností uzavřenou zpracovatelskou smlouvu (tj. mají postavení zpracovatelů osobních údajů) a tyto údaje smějí využívat pouze k plnění svých pracovních povinností. Údaje v papírové podobě podléhají obdobnému režimu přístupu, jako údaje v elektronické podobě. Přístup k nim je zabezpečen zpravidla mechanicky, v nepovolaným osobám nepřístupných kancelářích, v uzamčených skříních či v archivu, případně v uzamčeném vozidle (v okamžiku fyzického přesunu těchto dokladů).
Jaká práva mají v kontextu ochrany osobních údajů naši zákazníci?
• právo odvolat souhlas se zpracováním svých osobních údajů • právo na opravu či doplnění údajů, pokud zákazník zjistí, že o něm zpracováváme nesprávné, nepřesné, neúplné nebo zastaralé údaje • právo na přístup ke svým osobním údajům • právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“) po nás může zákazník požadovat, pokud: o již jeho osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovávány o zákazník odvolal svůj souhlas, na základě kterého byly tyto údaje zpracovávány a neexistuje žádný právní důvod pro jejich zpracovávání o zákazník vznese námitku či stížnost proti zpracování na základě oprávněného zájmu, pokud neexistují převažující oprávněné důvody ke zpracování na naší straně o osobní údaje zákazníků jsou zpracovávány v rozporu s platnými legislativními normami o osobní údaje musí být vymazány či anonymizovány pro splnění platných legislativních norem. Údaje zákazníků naopak nemohou být vymazány ani anonymizovány, pokud je jejich zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo určení výkon nebo obhajobu našich oprávněných zájmů. • právo na omezení zpracování má zákazník v případě, že popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, důvody jejich zpracovávání nebo při vznesení námitky proti zpracování • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu naší společnosti. Pokud neprokážeme oprávněný důvod pro zpracování, který převáží nad zájmy ochrany osobních údajů zákazníka, od zpracování těchto údajů upustíme • právo na přenos údajů mají naši zákazníci v případě, že zpracováváme jejich osobní údaje automatizovaně, na základě jejich souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy. Příslušné údaje pak budou zákazníkovi poskytnuty v elektronicky zabezpečeném, strojově čitelném formátu a zákazník má následně možnost předat je jinému správci • pokud se zákazník domnívá, že došlo k porušení našich povinností v souvislosti s pravidly GDPR, má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Mám dotaz či připomínku týkající se ochrany osobních údajů. Kam se mám obrátit? Nejvhodnější je přímo nás kontaktovat e-mailem na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.